Carnet de bord véhicule de service ou de société : modèle gratuit à remplir (PDF et Word)

Que noter dans un carnet de bord véhicule ?

Le carnet de bord est le registre des trajets d'un véhicule. Il dit qui l'a pris, quand, pour aller où, et avec combien de kilomètres au compteur. Tenu ligne après ligne, il sert de suivi kilométrique du véhicule et de feuille de route pour chaque conducteur.

Le nom du conducteur suffit pour le retrouver (principe de minimisation) : inutile d'y recopier son numéro de permis ou sa date de naissance. Les données qu'exige une désignation (adresse, date de naissance, permis, selon le référentiel de la CNIL) se demandent quand un avis arrive.

Le carnet généré ici reprend ces colonnes, de 15 à 60 trajets (1 à 4 pages de registre). Il s'ouvre sur une page de garde : le véhicule, l'entreprise, la période couverte, la liste des conducteurs autorisés, le rappel de l'obligation de désignation et la mention d'information des conducteurs. Il se termine par un récapitulatif des kilomètres professionnels et privés, à compléter en fin de période. En mode « Vierge à imprimer », tout reste en pointillés, pour un lot de carnets identiques ; le bouton « Recevoir le modèle vierge », en haut de page, vous l'envoie directement par e-mail.

Carnet de bord : obligatoire ou non ?

Aucun texte général n'impose à une entreprise privée de tenir un registre des trajets pour une voiture ou un utilitaire léger. L'article L121-6 du Code de la route oblige à désigner le conducteur après une infraction ; il n'oblige pas à tenir un carnet. Le carnet reste le moyen le plus simple de pouvoir désigner sans hésiter.

Votre règlement intérieur ou votre charte véhicule peut toutefois l'imposer aux salariés.

Retrouver le conducteur après un avis de contravention

Quand une infraction constatée par un appareil automatique est commise avec un véhicule détenu par une personne morale, son représentant légal doit indiquer l'identité et l'adresse de la personne qui conduisait. Il dispose de 45 jours à compter de l'envoi ou de la remise de l'avis, par lettre recommandée ou en ligne sur antai.gouv.fr. Seules exceptions : le vol, l'usurpation de plaque ou la force majeure. Le dirigeant doit se désigner lui-même s'il conduisait.

À défaut, la personne morale encourt une amende forfaitaire de 675 €, ou de 1 000 € si l'infraction d'origine est un délit. Devant le juge, l'amende peut atteindre 3 750 € (7 500 € en cas de délit).

Avec la date et l'heure portées sur l'avis, le carnet dit qui avait le véhicule. C'est un élément de preuve parmi d'autres, comme le planning ou le bon de sortie : il ne fait pas foi à lui seul. Pour un loueur, la logique est détaillée dans notre article sur la désignation du conducteur chez un loueur.

Avis déjà reçu ? Notre générateur de lettre de contestation et de désignation prépare la démarche.

Véhicule de service, de fonction ou de prêt : ce que le carnet prouve

Véhicule de service

Il n'y a pas d'avantage en nature quand le salarié doit rendre le véhicule à chaque repos hebdomadaire et pendant ses congés : le véhicule n'est pas à sa disposition permanente. Le carnet, avec ses sorties et retours datés, aide à le montrer. Il ne suffit pas seul : l'employeur doit aussi pouvoir montrer que le véhicule est réservé à un usage professionnel, idéalement par écrit (charte véhicule). Le cas du trajet domicile-travail obéit à des règles propres : vérifiez-le dans le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), rubrique « Avantages en nature ».

Véhicule de fonction

L'usage privé crée un avantage en nature. Avec la méthode des dépenses réelles, on applique au coût total du véhicule le rapport entre kilomètres privés et kilomètres totaux : le carnet en est le support. Notre simulateur d'avantage en nature véhicule compare les méthodes.

Indemnités kilométriques et frais réels

Pour exonérer les indemnités kilométriques, l'employeur doit justifier la réalité des déplacements professionnels et les kilomètres parcourus. Aux frais réels, le contribuable doit justifier la réalité et le nombre de kilomètres, et garder ses justificatifs au moins trois ans.

Véhicule de prêt, de courtoisie ou de pool

Un carnet par véhicule dit qui l'avait, et quand. Pour un prêt ponctuel, ajoutez une attestation de prêt de véhicule. Pour un véhicule loué, c'est le contrat de location qui identifie le locataire : chez un loueur, le carnet sert aux véhicules internes (convoyage, jockeys, salariés, courtoisie).

Carnet de bord et carnet d'entretien : deux registres différents

Le carnet de bord trace l'utilisation : qui conduit, où, combien de kilomètres. Le carnet d'entretien trace les interventions : vidange, pneus, réparations, contrôle technique. Les deux se complètent : les kilomètres du carnet de bord disent quand arrive la prochaine révision. Pour le second, utilisez notre carnet d'entretien véhicule.

Tenir le carnet de bord à l'écran

Pour tenir le carnet à l'écran, avec le calcul automatique des kilomètres et un lien direct avec le parc, l'entretien et les dépenses, utilisez plutôt le classeur gratuit.

Voir le tableau Excel de gestion de parc automobile, onglet Carnet de bord.

Conseils pour qu'il soit vraiment tenu

• Un carnet par véhicule, rangé dans la boîte à gants avec la carte grise.
• Une ligne à chaque prise et à chaque restitution, avec le kilométrage lu au compteur.
• Un contrôle mensuel : le km de départ d'une ligne doit égaler le km de retour de la précédente. Un écart signale un trajet non noté.
• Conservation : la durée est à fixer par l'entreprise selon l'usage. Pour justifier des frais, gardez le carnet au moins aussi longtemps que les justificatifs qu'il appuie. Il n'existe aucune durée légale propre au carnet.
• Informer les conducteurs : le carnet généré imprime une mention d'information RGPD. Récupérez les carnets terminés et gardez-les sous la responsabilité du gestionnaire.
• Géolocalisation : si vous l'envisagez, la CNIL l'encadre (nécessité à justifier, désactivation possible hors temps de travail, conservation de deux mois en principe). Voir notre article sur la géolocalisation d'une flotte de véhicules.

Quand la flotte grandit, le papier ne suit plus : les carnets se perdent et les kilomètres se ressaisissent à la main. Vous êtes loueur ? Dans Lexio, le kilométrage de chaque véhicule est suivi et l'amende reçue se rattache à la location concernée.

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Questions fréquentes sur le carnet de bord