Politique de confidentialité

La présente politique décrit la manière dont LEXIO RENT traite les données à caractère personnel dans le cadre de sa solution web : le site lexio.rent (pages de présentation, formulaires de contact et de démonstration, explorateurs de données ouvertes) et l'application de gestion accessible à l'adresse app.lexio.rent.

Lexio est un logiciel de gestion destiné aux loueurs professionnels de véhicules — voitures, utilitaires, motos, camping-cars. Il couvre les réservations, le planning de flotte, les états des lieux photographiques avec signature électronique, les contrats et la facturation au format Factur-X (norme EN 16931).

L'application mobile Lexio fait l'objet d'une politique distincte, disponible à l'adresse lexio.rent/politique-de-confidentialite-application-mobile. Lorsqu'une même donnée est traitée par les deux canaux — les photographies d'état des lieux, par exemple — les deux documents doivent être lus ensemble.

Raison sociale

LEXIO RENT, société par actions simplifiée

Siège social

36 rue Scheffer, 75016 Paris, France

SIREN

101 951 754

SIRET (siège)

101 951 754 00015

RCS

Paris 101 951 754

TVA intracommunautaire

FR15 101 951 754

Code APE / NAF

62.01Z — Programmation informatique

Président et directeur de la publication

Shane Lu

Directeur général

Samuel Abid

Email

contact@lexio.rent

Téléphone

+33 7 68 34 97 45

Lexio intervient à deux titres différents, qui n'emportent pas les mêmes obligations. Cette distinction commande la lecture de tout le reste du document.

Lorsque Lexio agit comme sous-traitant, elle ne traite les données que sur instruction documentée du client loueur. Elle ne les utilise pour aucune finalité propre : ni prospection, ni revente, ni entraînement de modèles, ni enrichissement de bases.

Conséquence pratique pour les locataires : si vous êtes le client d'un loueur qui utilise Lexio et que vous souhaitez exercer vos droits sur vos données, adressez-vous d'abord à ce loueur, qui en est le responsable. Lexio ne peut agir que sur son instruction et vous réorientera vers lui. Vous trouverez son identité sur votre contrat de location.

Les traitements ci-dessous sont ceux dont Lexio détermine elle-même les finalités. Ils concernent les visiteurs du site, les prospects et les clients loueurs.

La mesure d'audience du site fait l'objet de la section « Cookies et traceurs ».

Les données ci-dessous sont saisies, importées ou produites par le client loueur au moyen de Lexio. Il en est le responsable de traitement ; Lexio les héberge et les restitue pour son compte.

Les finalités, les bases légales et les durées de conservation de ces données sont déterminées par le loueur, et non par Lexio. Les sections suivantes précisent les traitements qui appellent une vigilance particulière : photographies, signature électronique, pièces d'identité et géolocalisation.

Lexio permet de constituer un état des lieux contradictoire au départ et au retour du véhicule, sous la forme de photographies horodatées couvrant les différentes zones du véhicule, comparées entre le départ et le retour.

Ces photographies portent principalement sur le véhicule. Elles peuvent néanmoins capter incidemment des données à caractère personnel : plaque d'immatriculation, silhouette ou visage d'une personne présente lors du constat, contenu visible dans l'habitacle. Il appartient au loueur, responsable de traitement, de limiter les prises de vue à ce qui est nécessaire au constat de l'état du véhicule.

Les photographies sont stockées sur les serveurs Lexio situés à Paris, avec accès restreint et chiffrement au repos.

L'état des lieux et le contrat sont signés par le locataire sur écran tactile. Cette signature constitue une signature électronique simple au sens du règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS. À ce niveau, la signature est recevable en preuve et ne peut être écartée au seul motif qu'elle est électronique ; elle ne bénéficie pas de la présomption de fiabilité attachée à la signature électronique qualifiée.

La signature est conservée avec les éléments qui l'accompagnent et lui donnent sa portée probatoire : les photographies horodatées, le contrat et les métadonnées associées.

Lexio propose une fonction de numérisation assistée des documents d'identité — carte nationale d'identité, permis de conduire, passeport — qui extrait automatiquement les informations nécessaires au pré-remplissage de la fiche client : nom, prénom, date de naissance, nationalité, numéro du document et sa date de validité.

Ces documents ne relèvent pas des catégories particulières de données de l'article 9 du RGPD, mais la CNIL en encadre strictement la collecte : elle doit être limitée à ce qui est nécessaire à la vérification de l'identité du conducteur, et la conservation d'une copie intégrale du document doit être justifiée. Il appartient au loueur, responsable de traitement, de s'assurer de cette proportionnalité.

Le suivi de la position des véhicules est une fonctionnalité optionnelle, incluse dans les offres Pro et Business. Lorsqu'un loueur l'active, les positions des véhicules de sa flotte sont remontées et affichées sur une carte.

Ce traitement obéit à un régime spécifique. Lorsque les véhicules sont conduits par des salariés du loueur, la géolocalisation constitue un dispositif de contrôle de l'activité des employés : elle suppose, à la charge de l'employeur, une information préalable et individuelle des salariés, la consultation du comité social et économique lorsqu'il existe, l'inscription au registre des traitements et, dans la plupart des cas, une analyse d'impact. La CNIL proscrit le suivi en dehors du temps de travail, exige que le salarié puisse désactiver le dispositif pendant ses temps de pause, et n'admet pas l'usage des données de position pour contrôler le respect des limitations de vitesse.

Ces obligations pèsent sur le loueur, responsable de traitement, et non sur Lexio. L'activation de la fonctionnalité ne vaut pas mise en conformité.

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins publicitaires. Elles sont accessibles aux personnels de Lexio qui en ont besoin, et aux prestataires techniques listés ci-dessous, dans la limite de leur mission.

Où résident les données. Les serveurs de Lexio sont situés à Paris, en France : les données métier de l'application — comptes, locataires, contrats, photographies d'état des lieux, signatures, factures — y sont hébergées et y restent stockées. Le site public lexio.rent, en revanche, est servi par les Workers de Cloudflare, qui s'exécutent depuis le point de présence le plus proche du visiteur sur un réseau mondial : les données de simple navigation sur les pages de présentation transitent donc par ce réseau, dont certains points de présence sont situés hors de l'Union européenne. Cette distinction est volontairement explicite : le stockage des données métier est en France, la diffusion du site vitrine ne l'est pas.

Prestataires intervenant sur le site lexio.rent :

Prestataires intervenant sur l'application de gestion :

Des intégrations optionnelles — encaissement des paiements, transmission des factures à un cabinet comptable, synchronisation du planning vers un agenda externe — ne sont actives que si le client loueur les met en service. Les données transmises à ces services le sont alors sous sa responsabilité, et il lui appartient d'en informer les personnes concernées.

Les données peuvent en outre être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'impose.

Certains prestataires listés ci-dessus sont établis aux États-Unis ou opèrent depuis un réseau mondial. Les traitements correspondants impliquent donc un transfert de données hors de l'Union européenne. Les données métier de l'application, elles, restent stockées en France.

Les transferts vers Sentry sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Pour connaître le fondement applicable à un autre prestataire, ou obtenir une copie des garanties souscrites, écrivez à contact@lexio.rent.

Les données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire aux finalités décrites dans le présent document, ni au-delà des durées imposées par la loi, notamment en matière comptable et fiscale. La durée applicable à une catégorie de données qui ne figure pas dans le tableau ci-dessus peut être obtenue sur demande à contact@lexio.rent.

S'agissant des données traitées pour le compte d'un client loueur, la durée de conservation est fixée par ce dernier, qui en est le responsable de traitement.

Aucun cookie n'est déposé sur votre navigateur par le site lexio.rent, ni par ses prestataires. Aucun cookie tiers, aucune régie publicitaire, aucun bouton de réseau social et aucun identifiant publicitaire n'est appelé sur le site.

Deux informations sont en revanche inscrites dans le stockage local de votre navigateur. Le stockage local est un traceur au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, au même titre qu'un cookie : nous le mentionnons donc explicitement plutôt que de nous limiter au mot « cookie ».

La mesure d'audience s'appuie sur Rybbit, une solution auto-hébergée dont le script est servi depuis le domaine lexio.rent lui-même et dont l'instance est hébergée en France. Les statistiques produites sont agrégées et ne sont ni revendues, ni recoupées avec d'autres sites, ni utilisées à des fins publicitaires ou de profilage.

Vous pouvez à tout moment revenir sur le choix enregistré en effaçant les données du site dans les réglages de votre navigateur, ce qui fait réapparaître le bandeau.

Les mesures ci-dessous sont celles effectivement mises en œuvre et vérifiables sur le service.

• Chiffrement des communications : l'ensemble des échanges avec lexio.rent est chiffré en TLS. Le site impose l'usage du protocole sécurisé au navigateur pour deux ans, sous-domaines compris (HSTS).
• Cloisonnement du navigateur : politique de sécurité du contenu restreignant les sources de scripts, interdiction d'affichage du site dans un cadre tiers, isolation de la fenêtre, blocage de l'interprétation hasardeuse des types de fichiers.
• Neutralisation des interfaces sensibles : caméra, microphone et géolocalisation sont désactivés sur le site public par en-tête.
• Limitation du débit des formulaires publics, afin de prévenir les envois automatisés.
• Chiffrement au repos et accès restreint pour les photographies stockées.
• Accès aux données limité aux personnels dont la mission le requiert.

Aucune mesure de sécurité ne procure une garantie absolue. Lexio ne présente pas son service comme offrant un chiffrement de bout en bout : les données sont chiffrées en transit et au repos, mais restent techniquement accessibles au service pour être traitées, affichées et restituées.

Conformément au règlement (UE) 2016/679 et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
• Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
• Effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites des obligations légales de conservation
• Limitation : demander le gel du traitement le temps d'une vérification
• Portabilité : recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, et à tout moment à la prospection commerciale
• Directives post mortem : définir le sort de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@lexio.rent ou à LEXIO RENT, 36 rue Scheffer, 75016 Paris. Une réponse vous sera adressée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois en cas de complexité, auquel cas vous en serez informé. Une pièce justificative d'identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Si vous êtes locataire d'un professionnel utilisant Lexio, adressez votre demande à ce professionnel : c'est lui qui est responsable du traitement de vos données. Son identité figure sur votre contrat de location.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés :

Adresse

CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

Site

www.cnil.fr

La solution web Lexio est destinée à un usage professionnel et s'adresse à des utilisateurs majeurs. Lexio ne collecte pas sciemment de données concernant des mineurs de moins de quinze ans.

La location de véhicules étant subordonnée à la détention d'un permis de conduire, les locataires dont les données sont traitées dans l'application sont majeurs. Si vous constatez néanmoins que des données concernant un mineur ont été transmises, écrivez à contact@lexio.rent pour qu'il y soit remédié.

Cette politique peut évoluer, notamment en cas d'ajout d'une fonctionnalité, de changement de prestataire technique ou d'évolution de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.

En cas de modification substantielle, les clients loueurs en sont informés par courrier électronique. S'agissant des sous-traitants ultérieurs, ils disposent du droit d'objection prévu à l'article 28.2 du RGPD.

Pour toute question relative à la protection de vos données ou à la présente politique :

Raison sociale

LEXIO RENT

Email

contact@lexio.rent

Téléphone

+33 7 68 34 97 45

Adresse

36 rue Scheffer, 75016 Paris, France