Tableau Excel de gestion de parc automobile

Que contient ce tableau de gestion de parc automobile ?

Un classeur, sept onglets reliés entre eux par l'immatriculation : ce que vous saisissez à un endroit remonte dans les calculs des autres.

• Parc — une ligne par véhicule, avec le prochain contrôle technique, le contrôle pollution des utilitaires, la prochaine révision au kilométrage et une colonne d'alerte.
• Carnet de bord — une ligne par trajet : date, conducteur, kilomètres, destination, carburant.
• Réservations et Calendrier — les réservations saisies colorient un calendrier véhicules × jours, mois modifiable.
• Entretien — interventions, prestataires, montants et prochaines échéances.
• Dépenses — carburant, péages, stationnement, amendes, lavage, avec HT, TVA et TTC.
• TCO — le coût total et le coût au kilomètre de chaque véhicule, calculés automatiquement.

Calculer le TCO d'un véhicule sous Excel

Le coût total de possession — TCO, pour total cost of ownership— est le seul chiffre qui permet de comparer honnêtement deux véhicules d'un parc : celui qui coûte le moins cher à l'achat n'est pas toujours celui qui coûte le moins cher au kilomètre. Il additionne, sur la même période :

• les coûts fixes : loyer de LLD ou amortissement, assurance ;
• les coûts d'entretien : révisions, pneus, réparations, contrôle technique ;
• les coûts d'usage : carburant ou recharge, péages, stationnement, amendes, lavage.

Rapporté aux kilomètres parcourus, il donne le coût au kilomètre. Dans le classeur, l'onglet TCO fait ce calcul véhicule par véhicule avec la fonction SOMME.SI.ENS, qui additionne les lignes des onglets Entretien, Dépenses et Carnet de bord portant la même immatriculation. Un exemple : un véhicule en LLD à 320 € HT par mois, assuré 900 € par an, avec 250 € d'entretien et 1 200 € de carburant pour 15 000 km, revient à 3 840 + 900 + 250 + 1 200 = 6 190 € par an, soit 0,41 € par kilomètre.

Suivi d'entretien et contrôle technique dans un tableau Excel

Un tableau de suivi d'entretien n'est utile que s'il prévient avant l'échéance. Le classeur calcule pour chaque véhicule :

• le prochain contrôle technique, estimé selon la règle générale des véhicules légers : premier contrôle dans les 6 mois avant le 4e anniversaire de la mise en circulation, puis tous les 2 ans ;
• le contrôle pollution des utilitaires légers, 12 mois après chaque contrôle technique ;
• la prochaine révision, à partir du kilométrage de la dernière et de l'intervalle du constructeur.

Pour estimer le prix d'un contrôle selon votre département, voir notre comparateur de prix du contrôle technique.

Le carnet de bord : retrouver le conducteur en cas d'amende

Quand un radar flashe un véhicule de société, l'avis de contravention part à l'entreprise. Son représentant légal doit alors désigner, dans les 45 jours, la personne physique qui conduisait (article L121-6 du Code de la route) ; à défaut, l'entreprise s'expose à une amende distincte. Sans carnet de bord, il faut reconstituer de mémoire qui avait quel véhicule tel jour à telle heure.

Un avis déjà reçu ? Notre générateur de lettre de contestation et de désignation prépare la démarche.

Planning de réservation des véhicules sous Excel

L'onglet Réservations reçoit une ligne par réservation (début, fin, immatriculation, client ou conducteur). L'onglet Calendrier affiche le mois choisi, un véhicule par ligne, et marque chaque jour réservé grâce à NB.SI.ENS : aucun coloriage à la main, et un changement de mois en une cellule.

Quand le tableau Excel ne suffit plus

Excel tient un parc de quelques véhicules gérés par une seule personne. Les limites arrivent avec les réservations qui se chevauchent, le fichier modifié à plusieurs, les alertes que personne ne regarde et les états des lieux qu'on ne peut pas y joindre. C'est le moment de passer à un logiciel de gestion de flotte : planning partagé, alertes, historique par véhicule, états des lieux photo.