Modèle de fiche d'état des lieux véhicule gratuit, PDF ou à imprimer

Ce que doit contenir une fiche d'état des lieux véhicule

Une fiche d'état des lieux ne vaut que par ce qu'elle permet de comparer. Chaque rubrique absente au départ est un dommage impossible à dater au retour.

Aucun texte ne fixe le contenu de l'état des lieux d'un véhicule : le Code civil se contente d'en tirer les conséquences (art. 1730 et 1731). Le contenu est donc dicté par l'usage qu'on en fera, c'est-à-dire par ce qu'il faudra prouver le jour d'un désaccord. Une fiche d'état du véhicule sérieuse répond à quatre questions : de quel véhicule parle-t-on, dans quel état était-il, quand et où l'a-t-on constaté, et qui l'a reconnu.

• Identification du véhicule : immatriculation, marque, modèle, énergie, et si possible le numéro de série (VIN) ;
• compteur et énergie : kilométrage relevé, niveau de carburant sur la jauge ou pourcentage de charge pour un électrique, avec photo du combiné ;
• contexte du constat : date, heure, lieu, présence des deux parties, luminosité, météo et propreté du véhicule — un constat de nuit sur une carrosserie sale sera contesté, et à raison ;
• identité des parties : loueur et locataire, ou entreprise et conducteur pour un véhicule de fonction ;
• schéma de carrosserie avec des zones numérotées et un codage des dommages (rayure, enfoncement, impact, choc, fissure, bris, élément manquant) croisé avec une gravité ;
• rubriques à cocher : pneumatiques et jantes, vitrage et optiques, intérieur, équipements et accessoires remis (clés, documents, gilet, triangle, câbles) ;
• observations libres du locataire ou du conducteur, puis les deux signatures.

La fiche s'appuie sur la recommandation n° 96-02 de la Commission des clauses abusives, qui exige que l'état du véhicule soit constaté de manière contradictoire et que les frais réclamés reposent sur un constat et un justificatif : chaque ligne de dommage porte donc un statut, une dimension et un repère photo, jamais un montant pré-imprimé.

Pour aller plus loin : litige sur les dégâts à la restitution du véhicule : la marche à suivre.

État des lieux de départ et état des lieux de retour : deux fiches, une comparaison

L'état des lieux d'une location de voiture se fait toujours en deux temps — ce que les loueurs anglophones appellent le check-in et le check-out. Ce n'est pas une redondance : une fiche seule décrit un état, deux fiches sur la même grille démontrent un changement. C'est cette différence, et elle seule, qui autorise à imputer un dommage à la période de location.

Au départ : constater l'existant

La fiche de départ fixe l'état de référence. Le loueur — ou l'employeur — la prépare, mais c'est le locataire qui doit la lire, y ajouter ses propres réserves et la signer avant de prendre le volant. Tout ce qui n'y figure pas est réputé absent : une rayure non notée au départ est, au retour, une rayure nouvelle. Le locataire a donc autant d'intérêt que le loueur à ce qu'elle soit complète.

Au retour : comparer et chiffrer

La fiche de retour reprend chaque rubrique dans le même ordre avec une colonne « Idem », cochée quand le point est conforme à la fiche de départ. Seules les différences sont décrites, photographiées et numérotées. Elle se termine par le décompte de fin de location — kilomètres supplémentaires, carburant manquant, retard, nettoyage, remise en état — dont chaque ligne renvoie à un constat et à un justificatif, puis par la signature des deux parties.

Le générateur produit les deux fiches par défaut ; le réglage « Départ » ou « Retour » n'en imprime qu'une, par exemple pour rééditer une fiche de retour égarée alors que la fiche de départ est déjà signée.

Pour aller plus loin : dépôt de garantie : ce que vous pouvez retenir à la restitution. L'état des lieux de retour signé alimente ensuite le décompte de restitution de caution : chaque retenue s'y justifie pièce à l'appui.

État des lieux d'un véhicule utilitaire ou d'un camion : les points en plus

Sur un utilitaire, les litiges ne portent presque jamais sur la calandre : ils portent sur le toit, accroché sous un parking trop bas, et sur la zone de chargement, rayée, enfoncée ou souillée par la marchandise. Une fiche d'état des lieux de véhicule utilitaire doit donc ajouter ce qu'une fiche de voiture ignore.

• Gabarit : hauteur hors tout rappelée au conducteur et affichée en cabine, poids à vide et charge utile ;
• zone de chargement : plancher, parois, pavillon, cloison de séparation, protections intérieures ;
• ouvrants : portes arrière, porte latérale et leurs joints ; hayon élévateur (fonctionnement, sécurités, béquilles) ;
• arrimage : points, rails et sangles, bâche et arceaux pour un plateau ;
• camion : tachygraphe et sa carte, feuille de location à bord pour le transport de marchandises, état des feux de gabarit.

Choisir « Utilitaire » ou « Camion » dans le générateur ajoute automatiquement la rubrique « Zone de chargement et gabarit » à la fiche, au départ comme au retour. Vous pouvez ouvrir directement le modèle pré-réglé pour un état des lieux d'utilitaire ou pour un état des lieux de camion, puis imprimer la fiche ou l'enregistrer en PDF (le texte pour Word reste disponible).

Pour aller plus loin : rédiger les conditions générales d'un loueur d'utilitaires.

État des lieux d'une voiture de location : franchise, dépôt de garantie et contrat

Pour un véhicule de location — voiture ou utilitaire —, la fiche d'état des lieux ne vit pas seule : elle est l'annexe du contrat, et c'est le contrat qui dit ce que le loueur peut faire d'un dommage constaté. Trois articulations à vérifier avant de facturer quoi que ce soit.

• La franchisen'est à la charge du locataire que si le contrat le stipule ; la fiche prouve le dommage, elle ne crée pas l'obligation de le payer.
• Le dépôt de garantiene se retient qu'à hauteur de sommes chiffrées et justifiées — devis, facture, barème remis avant signature — jamais sur la seule mention d'une rayure.
• Face à un client professionnel(location B2B, véhicule loué à une entreprise), le Code de la consommation ne s'applique pas, mais l'état des lieux reste tout aussi nécessaire : le droit commun du louage (art. 1730 et 1731) joue à l'identique, et c'est le conducteur effectif — souvent un salarié du client — qu'il faut faire signer.

Si vous avez besoin du jeu complet — conditions particulières, conditions générales et fiches —, utilisez notre modèle de contrat de location de voiture, qui intègre cette même fiche d'état des lieux et mémorise vos coordonnées de loueur d'un outil à l'autre.

Pour aller plus loin : Contrat de location de véhicule : les mentions obligatoires.

Fiche d'état du véhicule de fonction ou de service : remise et restitution au salarié

Dans une flotte d'entreprise, la même fiche change de nom sans changer de nature : on parle de bon de sortie véhicule, de bon de remise ou de fiche d'attribution. L'enjeu est identique — savoir dans quel état le véhicule a été confié au conducteur, et dans quel état il revient, au changement de titulaire, au retour d'une mission ou au départ du salarié.

Le réglage « Véhicule de fonction » du générateur adapte les mentions : les signataires deviennent l'entreprise et le conducteur, la référence du contrat devient un numéro d'ordre de mission ou de bon de sortie, le reste de la fiche (kilométrage, carburant, schéma, rubriques) est inchangé. Une fiche par remise et une par restitution suffisent à objectiver les frais de remise en état lors du retour d'un véhicule de fonction, sujet fréquent de désaccord avec un salarié qui quitte l'entreprise.

Si le véhicule est aussi utilisé à titre privé, l'avantage en nature doit être évalué : notre simulateur d'avantage en nature véhicule complète le dossier. Pour une flotte de plusieurs dizaines de véhicules, les remises et restitutions se gèrent mieux avec un logiciel d'état des lieux et de gestion de flotte qu'avec un classeur.

Pour aller plus loin : planning d'entretien préventif d'une flotte : suivre l'état de chaque véhicule.

Récupérer la fiche : PDF, Word ou modèle vierge à imprimer

PDF

Cliquez sur « Imprimer ou enregistrer en PDF », puis choisissez « Destination → Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d'impression. Le fichier prend automatiquement un nom du type Etat-des-lieux-depart-retour-AB-123-CD-2026-08-26. Chaque fiche tient sur un feuillet A4 portrait ; laissez les marges par défaut.

Word

Cliquez sur « Copier le texte (Word) », puis collez dans Word ou LibreOffice : la fiche d'état des lieux arrive en texte structuré, rubrique par rubrique, avec ses cases à cocher, et tout reste modifiable. Nous ne produisons pas de fichier .docx : le schéma de carrosserie et la mise en page A4 ne sont garantis qu'en PDF, et un texte que vous contrôlez vaut mieux qu'un binaire téléchargé.

Excel

Le même texte copié se colle dans une feuille Excel ou LibreOffice Calc, une ligne par véhicule et une colonne par rubrique : c'est la fiche de contrôle de l'état du véhicule qu'un gestionnaire de parc tient entre deux remises, avec le kilométrage et la date du dernier constat. Elle ne remplace pas l'état des lieux signé, elle en garde la trace. Quand passer d'Excel à un logiciel de gestion de location.

Modèle vierge

Basculez le réglage « Vierge à imprimer » : chaque emplacement devient une ligne de pointillés et la fiche se remplit au stylo, sur le parking, devant le véhicule. Imprimez-en un stock pour le comptoir ; les cases, le schéma et les signatures sont déjà en place.

Application ou fiche papier ?

Une fiche papier bien remplie suffit pour une location occasionnelle ou une flotte de quelques véhicules. Une application d'état des lieux devient utile quand les constats se répètent chaque jour : photos horodatées rattachées à chaque ligne, signature sur écran, comparaison automatique entre le départ et le retour, historique par véhicule, envoi immédiat au client. C'est précisément ce que l'application d'état des lieux de Lexio automatise. Ce générateur est, lui, une application d'état des lieux de voiture gratuite dans le navigateur : il couvre tout ce qu'une fiche imprimée peut faire, et il s'arrête là où commence la preuve technique.

Pour aller plus loin : les conditions auxquelles une photo d'état des lieux fait preuve.

Dommages contestés : ce que vaut la fiche en cas de litige

La règle tient en deux articles. Selon l'article 1730 du Code civil, le locataire doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue suivant l'état des lieux, sauf ce qui a péri ou s'est dégradé par vétusté ou force majeure. Selon l'article 1731, s'il n'a pas été fait d'état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu la chose en bon état — mais cette présomption, simple, ne dispense pas le loueur de prouver que le dommage est né pendant la location, ce qu'il ne peut jamais faire sans fiche de départ.

Devant un juge, une fiche d'état des lieux de voiture pèse à proportion de trois choses : sa précision (zone, nature, gravité, dimension), son caractère contradictoire (les deux signatures, les réserves du locataire) et les photographies qui l'accompagnent. Une fiche signée d'un seul côté, ou remplie après le départ du client, ne vaut guère plus qu'une déclaration unilatérale.

Pour aller plus loin : rendre l'état des lieux opposable et faire preuve par la photographie.